Cómo aprovechar la visita a una EXPO

Cuando uno visita una “expo”, llama la atención que algunos de los asistentes en muchas ocasiones durante su recorrido por los stands, desaprovecha la oportunidad para concretar un buen negocio.

Algunos no pierden la oportunidad de tomarse fotos con las edecanes contratadas por tal o cual empresa, otros, se acercan a los expositores sólo para solicitar obsequios y/o alimentos y bebidas (algunas de ellas alcohólicas) y al final del día, se ve a los asistentes muy atareados tratando de cargar todas las bolsas y regalos que han estado “coleccionando”, sintiéndose contentos y orgullosos de lograr este resultado.

Lo anterior, es común verlo en cada expo que se presente. Esto nos lleva a preguntarnos ¿qué utilidad saca una empresa por mandar a su empleado, o a veces mandos superiores, a eventos como estos? ¿Se está sacando provecho de la inversión que realizamos? ¿Yo quiero que eso mismo suceda en mi propia compañía? ¿Cómo instruir a mis elementos o nuevos empleados para que no repitan esta situación?

Las diferentes industrias que conviven en México realizan cada año ferias o exposiciones, ya sea para celebrar convenciones, presentar nuevos productos o apoyar a un sector en específico. De las más importantes existen ejemplos de industrias como la de empaque y embalaje, alimentos, minería, publicidad y manufactura, entre otras.

A veces muchas de estas exposiciones tienen que ver con el sector relacionado a nuestras empresas, así que hay que realizar una selección de a cuántas y a cuáles nos interesa acudir.

Por esto mismo, y al cuestionar también a otras personas especialistas en este tema, me lleva a concluir las siguientes recomendaciones para realizar una exitosa visita a las exposiciones.

Consejos prácticos para las expos

1. Planear asistencias. Recuerde que puede hacer uso del presupuesto pero de manera ordenada y calculada. Revise en un primer momento si quiere asistir a todas las expos en donde podría sacar algún provecho o bien, realiza un análisis más exhaustivo de cuáles son las más convenientes.

2. Selección de personal. Ya sea que vaya usted mismo, algún personal de confianza o un nuevo elemento, tiene que sentirte seguro con la elección, pero recuerde que esa persona tiene que llevar cierto poder de decisión.

3. Pre-registro. Tenga en cuenta que todas las exposiciones abren un periodo de pre-registro en el cual usted puede depositar su información de manera electrónica, para ahorrar tiempo cuando llegue a ella. Este periodo también toma en cuenta que quien realiza el proceso no pagará costo alguno por entrar a la exposición, ya que algunas cobran, aunque sean gratuitas, si no realizó el pre-registro y llega ese mismo día a realizar el recorrido.

4. Itinerario y viáticos. Si tiene que trasladase o enviar a alguien a un estado lejano para acudir a la exposición, recuerde planear con tiempo todo lo que implica este viaje, es decir, pensar en el medio de transporte (día y hora conveniente), hospedaje (muchos organizadores tienen convenios con algunos hoteles que pueden traer ciertos beneficios en los costos), comidas y algunos otros gastos extra, como algunos traslados en la zona, etc.

5. Ruta del recorrido. Debe tener muy en cuenta que todas las exposiciones integran un directorio de las empresas que se encontrarán ahí y un mapa de su ubicación. Días antes del evento puede usted diseñar una ruta de su recorrido, localizando a las empresas a las que  desee visitar y algunas otras que le pueden resultar de interés.

6. Competencia. En una de esas vueltas que esté dando por la exposición puede encontrarse a alguna empresa que pueda representar su competencia. No desaproveche la oportunidad para acercarse de manera anónima y preguntarles por cómo es que están realizando algunos procesos o productos y servicios que ofrecen. Recuerde que siempre es bueno tener y saber qué hace la competencia para intentar ser mejor que ella.

7. Comodidad. Si tiene planeado recorrer una exposición, ya sea por uno o más días, recuerde siempre llevar ropa cómoda porque estará parado mucho tiempo. Aunque algunos expertos afirman que la imagen también da mucho de qué hablar de usted y de su empresa. Pero también recuerde que el aire acondicionado de los lugares donde se realiza el evento refresca mucho la zona, no descarte llevar algún tipo de abrigo.

8. Puntualidad. Aprovecha todo el tiempo que pueda en la exposición. Por eso los expertos recomiendan llegar lo más temprano que se pueda para poder recorrer todos los stands que se tienen planeado. Además, un “tip” muy importante es que a veces o regularmente las exposiciones tienen un día dedicado a los estudiantes. Esto quiere decir que ese día se verá usted envuelto por una masa de jóvenes preguntones y juguetones, que podrían impedir alguna de sus actividades. Revise o pregunte a los organizadores qué día y horario específico se llevará a cabo esta actividad.

9. Tarjetas de presentación. Los expertos recomiendan traer muchas de ellas porque estarás regalando a cuanta persona se lo pida o a quien le interese que tenga su contacto.

10. Conferencias. Regularmente todas las exposiciones tienen un área exclusiva donde se llevan a cabo pláticas con expertos en la materia, algunas veces de los mismos organizadores, funcionarios públicos o personas estudiosas de ese campo. Así que no desaproveche echar oído de lo que ahí se exponga. Revisa los horarios y fechas de las conferencias.

11. Regalos y fotos. Como decíamos al principio del artículo, en todas las exposiciones dan obsequios, contratan a edecanes (mujeres u hombres) y dan comida e incluso bebidas alcohólicas. Muchas empresas ven esto como cierta cultura “apapachadora” para sus clientes. Pero algunas personas pueden aprovecharse de esto. No estamos en contra de recibir regalos o tomarse la foto con la y/o el edecán, siempre y cuando se cumpla el trabajo que se planeó realizar.

12. Reportes. Siempre es bueno que al finalizar el recorrido de una exposición se realice un reporte con los detalles de las empresas visitadas, posibles relaciones de compra/venta, la situación de la competencia. El personal a cargo de visitar la expo tendría que hacer un esfuerzo por analizar cuál fue el provecho de asistir al evento.